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Date
7 mars 2024
Auteur
Lila Haesebrouck
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Dans cette édition des Masterclasses de l’Excellence Managériale, nous avons exploré un thème essentiel pour les managers : l’organisation et la gestion du temps. Comment structurer sa journée, gérer les priorités et éviter le piège du multitasking dans un monde où les distractions sont omniprésentes et où la surcharge d’informations menace constamment notre productivité ? Pour répondre à ces questions, nous avons eu le plaisir d’accueillir Julien Guenia, expert reconnu en organisation et fondateur de la méthode de l’« organisologie ».
Pourquoi L’organisation Est-elle Cruciale ?
Julien Guenia a ouvert la session en évoquant un problème auquel nous sommes tous confrontés : l’infobésité, cette surcharge d’informations qui nous submerge chaque jour. Selon lui, le numérique peut affecter notre concentration et notre efficacité. Une étude qu’il cite montre que plus le smartphone est proche de nous, moins nous sommes performants dans nos tâches. Notre attention est constamment sollicitée, même inconsciemment, par ces outils numériques. L’enjeu est donc d’apprendre à gérer ces distractions et à organiser notre travail pour rester performant.
Le Vide-Cerveau : Un Concept Clé pour Libérer l’Esprit
Julien a présenté l’idée du « vide-cerveau », un outil simple mais puissant pour libérer l’esprit des pensées parasites. Il s’agit de créer un espace, que ce soit une application, un Google Doc, ou même un carnet, dans lequel on note toutes les pensées qui nous viennent à l’esprit, comme « appeler le dentiste » ou « payer une facture ». L’objectif est de ne pas interrompre sa phase de travail en s’éparpillant, mais plutôt de traiter ces pensées plus tard. Julien souligne l’importance de cette méthode pour éviter le multitasking, qui s’avère moins efficace que de se concentrer sur une tâche à la fois.
Une Méthode Structurée pour S’organiser
Julien insiste sur la nécessité de suivre une méthode claire pour gérer son temps et ses tâches. Plutôt que de fonctionner au « feeling » ou à l’intuition, il recommande d’utiliser des checklists et des listes de tâches. Ces outils, comparables à des recettes de cuisine, sont améliorés au fil du temps et permettent de structurer ses journées. Julien rappelle que cette approche est deux fois et demie plus efficace que l’absence de méthode.
L’Agenda au Centre de l’Organisation
Pour Julien, l’agenda est l’élément central de l’organisation. Il conseille d’y intégrer les échéances des différents projets, d’identifier les tâches à accomplir et de réviser régulièrement son planning. Julien compare cette méthode à la célèbre métaphore des « gros cailloux » : commencez par placer les éléments les plus importants (les gros cailloux) dans votre agenda, puis ajoutez les tâches secondaires (les petits cailloux), et enfin les éléments de moindre importance (le sable). Il rappelle qu’il faut aussi garder du temps pour soi et pour ses proches, d’où l’image de « la bière » à la fin, pour symboliser l’importance des moments de convivialité.
Gérer les Priorités : L’Art de Dire Non
Julien aborde ensuite un point délicat : comment gérer les situations où l’on a trop de bonnes priorités ? Il explique qu’il est essentiel de prioriser en fonction de l’impact des tâches et des projets sur les objectifs. La question à se poser est : « Quelle action aura le plus grand effet sur la réussite globale ? » Cela implique parfois de dire non à certaines opportunités pour rester concentré sur l’essentiel. Sur ce sujet, il mentionne la méthode MOSCOW pour prioriser les tâches d’un projet en les classant en quatre catégories :
- Must Have (Indispensables),
- Should Have (Importantes),
- Could Have (Optionnelles),
- Won’t Have (Non nécessaires).
La Discipline et Les Limites du Temps
Julien rappelle que, malgré toutes les méthodes et outils disponibles, nous sommes tous limités par les 24 heures d’une journée. Il souligne qu’il est crucial de reconnaître ses limites et d’accepter qu’on ne peut pas tout faire. À ce propos, il propose d’utiliser une « to-do list fermée » : chaque matin, dressez une liste de tâches que vous vous engagez à accomplir dans la journée, et n’ajoutez pas de nouvelles tâches en cours de route. Cette méthode permet de se focaliser et d’évaluer sa capacité à réaliser des tâches dans le temps imparti.
S’engager Avec un Partenaire : Le « Sparring Partner »
Julien recommande de trouver un « sparring partner », une personne avec qui vous pourrez partager vos objectifs et vous soutenir mutuellement. Cela crée une forme de pression positive, car on se sent responsable vis-à-vis de l’autre. Lorsque l’on s’engage à avancer ensemble sur des objectifs, il devient plus difficile de se désengager.
Conclusion : La Gestion du Temps, un Équilibre à Trouver
En conclusion, Julien Guenia nous rappelle que la gestion du temps et l’organisation sont des compétences qui nécessitent de la pratique et de la discipline. Les outils comme le « vide-cerveau », la priorisation, et la mise en place d’un agenda bien structuré sont autant de leviers pour reprendre le contrôle de son temps. L’essentiel est de trouver un équilibre entre travail et moments personnels, tout en restant flexible face aux imprévus.
Ne manquez pas la prochaine Masterclasse !