L’entretien annuel est un exercice difficile pour le salarié mais on oublie souvent que ça l’est aussi pour vous, managers. Il est parfois délicat d’avoir une évolution à proposer à vos collaborateurs, de consacrer du temps pour préparer cet entretien voire même pour le faire. Ne parlons même pas d’énoncer les points négatifs.
Voici 4 solutions à mettre en place en amont de cet entretien afin de faciliter sa préparation et ainsi le rendre optimal.
Entretien annuel : comment le rendre optimal ?
1/ Proposez un questionnaire anonyme à l’équipe
Quelques jours avant la date de l’entretien avec votre collaborateur, demandez à votre équipe de remplir un questionnaire anonyme pour que chacun puisse donner son ressenti sur la personne.
Si vous êtes une petite structure, plus que d’utiliser des logiciels payants de Feed Back 360°, des outils comme Google Forms, vous propose de créer très facilement et très rapidement un petit questionnaire et d’obtenir toutes les réponses en 1 clic.
Ce formulaire vous permettra d’obtenir des informations comme la capacité de votre collaborateur à travailler en équipe.
2/ Demandez une note d’étonnement
Demandez à votre collaborateur d’écrire une note d’étonnement surtout s’il est nouveau dans l’entreprise. La note d’étonnement vous permettra de recueillir des remarques sur ce qui aura surpris votre employé au cours de l’année.
Cette note doit vous être transmise avant l’entretien pour vous laisser le temps de préparer correctement vos réponses et que l’échange soit constructif.
Cette initiative valorise vos collaborateurs, qui se sentent écoutés et pris en considération. De plus elle peut générer des idées innovantes, applicables à votre organisation ou votre management.
3/ Faites des entretiens intermédiaires
L’entretien annuel est obligatoire, mais rien ne vous empêche de programmer des entretiens individuels tout au long de l’année.
Faire ces entretiens, par exemple une fois par trimestre, vous permet de suivre de manière plus régulière le travail de vos collaborateurs. Vous pouvez donc mieux aider votre salarié s’il ne parvient pas à atteindre ses objectifs ou, au contraire, le féliciter s’il progresse.
Programmer des entretiens intermédiaires évitera aux problèmes de s’accumuler et ne peut qu’inciter vos collaborateurs à évoluer.
Les entretiens intermédiaires peuvent se faire de manière moins formelle que l’entretien annuel, par exemple en partageant un déjeuner ou un café avec votre collaborateur. Il engendrera alors des réactions plus spontanées et sera également plus facile à intégrer à vos agendas respectifs.
L’entretien annuel ne s’en trouvera que facilité étant donné que vous aurez déjà trois synthèses sur lesquelles vous appuyer pour faire le bilan de l’année.
4/ Ne définissez pas les objectifs
Le commercial est, par nature, un salarié qui aime les défis et les challenges. Profitez de ce trait de personnalité et demandez-lui de fixer lui-même ses objectifs.
Le fait d’avoir à se donner lui-même ses propres objectifs va responsabiliser votre commercial. Il sera également beaucoup plus investi et motivé, tout au long de l’année, pour les atteindre.
Chez PepsiCo, chaque vendeur à la possibilité de proposer et d’adapter ses propres objectifs en fonction de son marché.
Jean-Raphaël Hétier, directeur commercial de PepsiCo livre que « la façon dont les commerciaux fixent leurs critères permet de vérifier si la stratégie d’entreprise a bien été comprise ».
Les commerciaux sont très satisfaits de ce changement, « mes objectifs sont désormais plus en phase avec ce que je vis au quotidien […] Je pense gagner en temps et en efficacité. Et c’est plus engageant » confie Laurent Daneirole, responsable de secteur à Clermont-Ferrand.
Vous pourriez même être surpris de constater que beaucoup de vos commerciaux définiront des objectifs plus élevés que ceux que vous leur aurez donnés.
L’entretien annuel est un entretien obligatoire et très important car il permet d’avoir un face à face avec chacun de vos collaborateurs. Mais il est également très important de mettre en place une communication transparente toute l’année. Incenteev vous aide à communiquer de manière simple et transparente, à engager et à fidéliser vos collaborateurs tout au long de l’année.
