Gestion du temps commercial : 6 techniques pour libérer du temps utile

La gestion du temps est un facteur stratégique dans l’organisation de la force de vente. Beaucoup d’entreprises peinent toutefois à maximiser cette variable. En moyenne, vos commerciaux ne passent pas plus de 35% de leur temps en contact direct avec le client. Un plafond de verre plutôt paradoxal à l’heure où la digitalisation permet plus de flexibilité et de polyvalence. Faire un meilleur usage du temps commercial disponible, c’est d’abord considérer que les journées de vos commerciaux sont ponctuées de nombreuses tâches répétitives de recherche et d’administration. Voici un tour d’horizon des meilleurs leviers d’action pour replacer le temps au cœur de votre stratégie commerciale.

Promouvoir l’information essentielle

Les CRM sont adaptés à une approche très structurée de la gestion commerciale, encore faut-il faciliter l’accès à la bonne information. Lorsqu’il prépare une visite client, votre commercial cherche à avoir rapidement connaissance des informations principales : l’historique des commandes, la balance comptable du client, etc. Commencez par prévoir une synthèse de ces informations disponible en un clic. Dans le même registre, encouragez vos commerciaux à utiliser systématiquement l’« objet » lors d’une saisie de compte rendu, de façon à retrouver plus facilement des informations essentielles. Par exemple, au lieu d’écrire par réflexe « C/R – rendez-vous client » privilégiez des objets tels que « Négo bien passée / volumes validés / relance semaine 36 ».

Des indicateurs pour faire face à l’urgence

L’évaluation des clients n’est pas seulement destinée aux statistiques de prévisions des ventes, elle doit être une composante essentielle de la gestion du temps commercial. Puisqu’un prospect en début de pipe n’a ni la même valeur, ni les mêmes besoins qu’un client récurrent, munissez-vous d’un indicateur de criticité commerciale pour dégager des priorités. Vous serez alors plus à même d’adapter vos cycles de vente ou de qualifier l’urgence (ou non) d’une requête.

Modélisez et automatisez… pour mieux personnaliser

Les commerciaux B2B reçoivent en moyenne 600 emails par semaine et réalisent plus de 300 saisies dans le CRM. Face à cette surcharge permanente, il est important de se munir des bons outils pour modéliser vos devis, formulaires de prospection, templates d’e-mails, etc. Modélisation ne signifie pas pour autant robotisation. C’est un gain de temps pour travailler l’expérience client et se concentrer sur la personnalisation de vos points de contact, un atout essentiel de différenciation.

Rationnalisez le reporting

En tant que manager commercial, essayez de privilégier l’information saisie dans le CRM aux reportings spécifiques, moins denses et plus chronophages. Si l’information est saisie au bon endroit, vous pourrez facilement programmer l’extraction d’une synthèse à la fois statistique (affaires, volumes, devis) et qualitative (niveau de relation, qualité des entretiens).

Reprenez le pouvoir sur l’information

De nombreux commerciaux se sentent dépassés par le volume d’informations et le temps passé à enquêter sur leurs prospects. Dans plus d’une entreprise sur deux, ils sont la seule source d’information. Il en résulte des recherches très artisanales sur les réseaux sociaux professionnels et moteurs de recherche. 72% des commerciaux affirment trouver l’information sur leurs prospects via LinkedIn. Concentrez l’énergie de vos veilles commerciales sur les informations véritablement utiles. N’hésitez pas à former vos commerciaux aux bonnes pratiques de social selling afin qu’ils gagnent en efficacité dans leurs recherches.

Impliquez un maximum vos commerciaux

Les meilleurs commerciaux font toujours ce que les autres n’ont jamais le temps de faire… La recherche de temps utile doit être une démarche collective. Redéfinissez avec eux un modèle de gestion et d’acquisition des clients qui laisse moins de place à l’urgence. Choisissez des KPI’s qui tiennent compte d’un certain capital temps, sans oublier qu’ils doivent d’abord être acceptés, quitte à ce qu’ils soient moins pertinents au début.

En définitive, libérer du temps commercial est un processus continu qui suppose beaucoup d’observation ainsi qu’une bonne dose de discipline. Pour autant, le bénéfice est souvent double pour les entreprises qui y sont parvenues : elles voient leur chiffre d’affaires augmenter et améliorent la satisfaction des équipes en revalorisant la fonction commerciale.

Et vous ? Quels sont vos secrets de manager pour optimiser la gestion du temps de vos commerciaux ? Partagez dans les commentaires vos bonnes pratiques et conseils et nous les remettrons en forme dans l’article.