Outils collaboratifs : 7 opportunités pour le management

Depuis quelques années la tendance des logiciels d’entreprise est aux outils collaboratifs. Et l’année 2014 a vu arriver de nouveaux acteurs sur ce marché, qui ont accéléré la transition des entreprises vers ces nouveaux outils.

Réseaux sociaux d’entreprise, intranets collaboratifs, messageries instantanées, plateformes collaboratives… Autant d’outils nouveaux qui transforment l’entreprise mais aussi les méthodes de management.

Pour autant si ces nouveaux outils collaboratifs peuvent faire peur aux managers, ils représentent aussi une belle opportunité de faire évoluer ses méthodes de management et de motiver ses collaborateurs de façon plus moderne.

Voici ci-dessous sept opportunités induites par les plateformes collaboratives pour les managers.

Avoir une oreille dans son équipe

Les grands réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter, ont apporté un changement de mentalité qui se répercute dans le monde du travail. Vos collaborateurs se sentent plus libre de s’exprimer, de donner leur avis. Et ils attendent également d’être écoutés. Certains de vos collaborateurs sont peut-être même des influenceurs sur Twitter ou LinkedIn et ils ont l’habitude d’avoir voix au chapitre.

Grâce à un réseau social d’entreprise vous allez pouvoir accorder plus d’importance à l’opinion de vos salariés. N’hésitez pas à impliquer vos équipes en leur demandant leur avis sur des décisions du quotidien ou sur des choix un peu plus stratégiques. Les outils collaboratifs rendent par exemple la diffusion de petits sondages ou questionnaires très facile. C’est un excellent moyen pour vous manager de prendre la température de votre équipe, de mieux comprendre ce qui les motive ou au contraire les dérange.

Développer la culture de la transparence

Une plateforme collaborative favorise la liberté d’expression et les communications plus publiques. C’est un excellent moyen pour les managers de diffuser plus largement l’information et de montrer que tout le monde a le même droit d’accès à celle-ci. Cela vous permet aussi d’adresser publiquement des idées, des objections, des critiques… Et de rassurer vos équipes en montrant qu’il n’y a pas de tabou.

Attention toutefois à bien préparer les communications sur les sujets plus sensibles. Faites part de vos décisions et expliquez-les le plus clairement possible. Vos collaborateurs hésiteront un peu moins à faire part de leur désaccord aux yeux de tout le monde en publiant un petit message. Prenez le temps de penser votre réponse et de faire des phrases qui ne laissent place à aucune interprétation.

Outils collaboratifs pour encourager l’agilité

Avec un réseau social d’entreprise vous pouvez encourager l’agilité. Incitez vos collaborateurs à travailler en petits groupes. Créez vous-même des groupes transverses qui travailleront sur des sujets à tester. Développez une culture agile : beaucoup d’échanges et d’interactions, itérations multiples sur les livrables, collaboration avec les « clients »… Cela vous permettra d’innover plus efficacement et de visualiser rapidement si de nouveaux projets sont viables ou non.

Diffuser largement l’information

Le fait de pouvoir diffuser des contenus facilement vous permet de transmettre l’information utile plus rapidement et aux bonnes personnes. Avec ces nouveaux outils de collaboration, votre rôle de manager évolue, et la circulation de l’information devient une mission encore plus importante.

Assurez-vous de partager avec vos collaborateurs toute ressource susceptible de les intéresser ou de les aider à se développer. Incitez votre équipe à partager les ressources intéressantes qu’elles découvrent. N’ayez pas peur de noyer votre équipe. Les gens sont de plus en plus habitués à faire face à une masse d’informations importantes, et les moteurs de recherche présents dans ces plateformes participatives sont là pour faciliter l’accès à l’information.

Pratiquer la mise en relation interne

Il devient beaucoup plus facile  et plus rapide de mettre en interaction des personnes ayant des compétences différentes pour créer de la valeur. Pratiquez la mise en relation interne. Mettez en place des groupes d’experts issus de différentes équipes ou services. Vous deviendrez alors le coordinateur de cette intelligence collective qui est une source d’innovation très importante pour l’entreprise.

Faire progresser au quotidien

Les plateformes collaboratives vous permettent de compléter efficacement les formations et ainsi de faire progresser vos collaborateurs au quotidien. Plutôt que de longues formations dont vos collaborateurs ne retiennent qu’une infime partie, diffusez de façon régulière des supports courts et efficaces. Vous pouvez, par exemple, poster une vidéo par semaine qui expliquera les différentes techniques de vente, en y ajoutant un petit quiz à la fin. Cette mini formation de quelques minutes sera plus facile à appréhender par le collaborateur et laissera plus de traces qu’une grande formation institutionnelle.

Valoriser de façon plus régulière

Profitez de ces nouvelles interactions créées par votre réseau social d’entreprise pour valoriser plus régulièrement vos salariés. Mettez en avant chaque semaine le « commercial de la semaine » en postant une petite interview de lui ou juste un petit message qui mettra en valeur ses résultats et son travail. N’hésitez pas à utiliser la vidéo pour ça. Une courte vidéo est aujourd’hui très simple à réaliser et à poster avec un smartphone, et l’impact est largement supérieur.

Et vous, comment utilisez-vous les outils collaboratifs pour manager autrement ?

La plateforme collaborative Incenteev vous accompagne dans tous ces changements managériaux au quotidien.