Réseau Social d’Entreprise : les 4 phases clés d’un projet RSE réussi | Phase 1 : Réflexion

Il n’est plus nécessaire de prouver le succès des réseaux sociaux grand public dont l’usage est aujourd’hui intégré dans la vie quotidienne de chacun. C’est pourquoi, beaucoup d’entreprises cherchent à utiliser également ces outils d’échanges dans leur environnement de travail. Inspirés des réseaux sociaux grand public, les Réseaux Sociaux d’Entreprise permettent d’améliorer considérablement la communication interne et la collaboration en entreprise. Le réseau social d’entreprise est un bon moyen de créer du lien et des échanges entre les salariés et entre les niveaux hiérarchiques. Chaque entreprise a ses propres problématiques et donc ses propres raisons de mettre en place une plateforme collaborative en interne. Quelle que soit la raison, l’entreprise doit suivre 4 phases clés dans le déploiement de son RSE afin qu’il soit réellement efficace, que les employés adhèrent et que l’augmentation de la performance soit au rendez-vous.

• Il faut passer par une phase INDISPENSABLE de réflexion
• Puis, communiquer et lancer le projet auprès des collaborateurs concernés
• Ensuite il faut faire vivre le réseau et l’animer
• Pour enfin pouvoir en tirer les résultats et bénéfices obtenus

PHASE 1 : UNE ETAPE DE RÉFLEXION INDISPENSABLE AVANT DE LANCER SON RÉSEAU SOCIAL D’ENTREPRISE

Déterminez le besoin ou la problématique

La mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise doit répondre à des besoins et des problématiques internes. Il ne s’agit pas de se doter d’un « outil à la mode ». Avec ce type de point de vue, vous courez à l’échec. Avant toute chose, assurez-vous donc bien du besoin réel d’un RSE dans votre organisation et des usages vraiment nécessaires que vous en feriez. Il faut déterminer :

• Pourquoi mettre en place un RSE ?
• D’où vient le besoin ? Est-ce un besoin exprimé par des métiers pour leur organisation spécifique ? Ou est-ce un besoin exprimé par la Direction ? Dans ce dernier cas il faut s’assurer auprès des différents services et métiers qu’il existe des usages pertinents pour eux.

Mettez en place un atelier de réflexion pour réaliser votre cahier des charges

Faites un (ou plusieurs) atelier(s) de réflexion ou une réunion avec les personnes qui sont concernées par l’utilisation de l’outil dans leur service (dirigeants, responsables de service, chefs de projet, managers). Ces personnes deviendront votre « équipe de lancement ». Lors de cette réunion :

• Définissez clairement l’intérêt d’un RSE pour l’entreprise et pour les salariés. Chacun doit exprimer ce qu’il aimerait faire avec le RSE, ses objectifs (motiver, créer du lien, collaborer, etc), les fonctionnalités prioritaires et celles souhaitées.
• Décrivez les résultats que vous attendez et classez-les par ordre de priorité.
• Déterminez exactement les personnes qui seront membres de la plateforme, et celles qui auront un accès d’administrateur.
• Établissez alors un cahier des charges reprenant toutes ces informations. Votre CDC ne doit pas être trop ‘’technique’’ mais doit plutôt reprendre les besoins, les métiers concernés et les objectifs auxquels vous souhaitez répondre.

Attention ! Il faut bien déterminer qui sera membre de votre réseau social interne : est-ce que ce sera tous les collaborateurs de l’entreprise ? Ou seulement quelques services / une population bien précise ? En effet, malgré ce que l’on peut voir dans certaines entreprises, sachez qu’un outil collaboratif ne doit pas nécessairement concerner tous les collaborateurs. Au contraire, dans les grandes entreprises il est parfois recommandé de n’implémenter un RSE que sur certaines populations avec des problématiques métiers précises. Un RSE générique comporte un risque : les usages métiers et les informations sont trop diluées et personne n’y retrouve réellement son intérêt au quotidien. Vous pouvez donc décider, par exemple, de ne mettre en place l’outil que pour le service R&D ou encore uniquement pour le service commercial. Agir de cette façon rendra la communication sur la plateforme plus pertinente et l’intérêt ‘’métier’’ de chacun sera beaucoup plus fort. En résumé, il faut que votre réseau interne s’adresse à une population avec un enjeu clé pour être plus efficace et que les membres adhèrent plus simplement. Mettez à leur disposition un outil qui les aide à faire LEUR métier plus efficacement. Il vaut mieux même parfois mettre en place plusieurs plateformes plutôt qu’une seule plateforme à tous les collaborateurs. Voici exemples concrets d’objectifs ‘’métiers’’ et fonctionnalités liés à la mise en place un réseau social d’entreprise :

• Réseau de distribution : « Resserrer les liens avec les distributeurs, que nous voyons très peu. Maintenir un lien constant et pousser nos produits auprès des commerciaux du distributeur. » Voir le cas de notre client Yara France.
• Marketing/Vente : « Faire tomber les silos entre le marketing et les ventes : fluidifier la circulation des supports et informations entre marketing et ventes, favoriser les remontées du terrain, aider les commerciaux à mieux vendre, et améliorer le partage de la veille »
• RH ou Communication Interne : « Créer du lien entre les collaborateurs et l’entreprise, accélérer la communication, créer un véritable annuaire d’entreprise et un intranet collaboratif moderne où les membres de l’entreprise peuvent retrouver toutes les informations et actualités importantes où qu’ils soient »
• Service Juridique : « Créer un outil de veille légale pour que chacun y ajoute les résultats de sa veille personnelle et informations terrain »
• Commercial : « Motiver et stimuler mes équipes commerciales en les challengeant et en suivant leurs résultats : mettre en compétition mes forces de vente, suivre les résultats, adapter les objectifs et animer les ventes »
• Marketing : « Favoriser l’intelligence collective en donnant la possibilité en interne de prendre la parole et de proposer ses idées, tirer parti des compétences et connaissances de chaque collaborateur, encourager au partage de bonnes pratiques, et sonder les collaborateurs sur certains sujets »
• R&D : « Améliorer la productivité et l’efficacité du service R&D en collaborant plus efficacement : travailler ensemble sur des projets à travers des espaces, stopper les lourds systèmes de mails, permettre à chacun de proposer ses idées et innovations »
• Marketing/Commercial : « Améliorer l’impact de nos formations : créez des espaces pour pousser de l’information, des supports, des quiz et continuer à faire vivre les connaissances »
• Commercial : « Faciliter le développement et la transformation de mon équipe commerciale : formez mes commerciaux aux nouveaux processus, répondre aux éventuelles questions et difficultés et accompagner le changement »

Il est nécessaire de répondre à une problématique métier pour que la mise en place du Réseau Social d’Entreprise ait du sens. Avec la plateforme collaborative Incenteev, vous pouvez par exemple décider de cibler vos services marketing et commercial en utilisant des fonctionnalités spécifiques à ces métiers, tels que l’organisation et l’animation d’un challenge commercial, l’administration de quiz pour vérifier les compétences, des espaces dédiés aux remontées du terrain, etc.

Choisissez un fournisseur capable de vous accompagner dans votre mise en place du Réseau Social d’Entreprise

Il est préférable d’opter pour une solution simple à intégrer dans l’environnement de travail et dans votre organisation. Préférez également les prestataires pouvant proposer un accompagnement. Incenteev, par exemple, vous propose un accompagnement tout au long du projet, et même durant cette phase de réflexion : réflexion avec votre équipe de lancement, brainstorm, réalisation d’enquêtes terrain, etc. Incenteev vous accompagne dans toutes les étapes fondamentales pour la réussite de votre projet de RSE.

Rédigez la charte d’utilisation

Vous devez ensuite définir une charte d’utilisation. Cette charte est nécessaire car bien qu’un RSE soit souvent une plateforme simple d’utilisation, c’est un outil qui modifie les manières de travailler. Attention à ne pas faire faire un règlement strict qui pourrait décourager les utilisateurs. Ce document doit  se présenter plutôt comme un guide qui va les motiver : expliquez comment utiliser la plateforme, à quoi elle sert, les bonnes pratiques et les différentes fonctionnalités à disposition. Rassurez également les utilisateurs sur la sécurité des données transmises sur l’outil et soyez transparent !

Préparez le déploiement de votre RSE

Préparez votre plan de communication et les moyens d’engager les membres. Nous reviendrons sur les différentes communications à utiliser lors de la phase 2 de lancement. Réalisez le planning du projet avec Gantt, Excel, ou Google Agenda : Créez un rétroplanning simple comportant notamment la date de lancement, les actions nécessaires pour la communication (e-mailings, print, événements, etc), la formation des managers, et les éventuelles réunions de travail. Visualisez un exemple de planning ou téléchargez un fichier excel de planning ici.   Vous pouvez à présent déployer votre projet de Réseau Social d’Entreprise, pour cela il y a des bonnes pratiques à respecter. Retrouvez sur notre blog la Phase 2 : Lancement du projet de Réseau Social d’Entreprise.